Språktjänstföretag måste kunna arbeta smart, snabbt och automatiserat för att leverera sina tjänster på en konkurrensutsatt marknad. Systemstöd har tidigare varit förbehållna de stora aktörerna, men Manaara, ett finskt språktjänstföretag specialiserat på arabiska och finska, har hittat sin lösning i SaaS-tjänsten Lingsom.
Med Lingsom har Manaaras anställda och frilansare skapat effektivare vardagsprocesser och kan konkurrera på en mer jämlik spelplan med större spelare. Och då har de ändå bara börjat titta på möjligheterna kring automatisering.
Manaara specialiserar sig på språkområdena finska och arabiska. Bolaget startades för lite mer än ett år sedan men de tre delägarna och deras nätverk av specialister har lång erfarenhet av att leverera tolktjänster, översättningar och kulturella konsulttjänster inom de båda språkområdena. Som ett litet bolag kan det vara svårt att få ut sin kompetens på marknaden, och administration riskerar att ta mycket tid från skarpa kundleveranser. Åtminstone tills man, som Manaara, börjar arbeta med smidiga verktyg som Lingsom – utvecklade för och av språkbranschen.
Effektivisering och ökad kontroll
Traditionellt sett har systemstöd i språkbranschen varit förbehållna större företag med möjlighet att skapa egna lösningar. Därför tvekade Manaara till en början kring att införa Lingsom. Aino Vesanen, Language Service Manager och medgrundare på Manaara, berättar om den första tiden med Lingsom.
”Min erfarenhet är att system är komplexa och kräver en större organisation än vår för att fungera, så jag var lite tveksam först. Polaris, som har utvecklat Lingsom, känner jag dock till sedan tidigare. Jag har alltid uppskattat att de förespråkat ’fair play’ och schyssta villkor för sina frilansare, och som språkföretag har de bra koll på vad som behövs i branschen. När Cyrus Jebraeil från Polaris berättade om Lingsom gav jag det därför en chans. Och rätt snabbt insåg jag att Lingsom fungerar alldeles utmärkt även för mindre språktjänstföretag. Vi har använt tjänsten sedan i februari och ser redan en stor skillnad kring mängden administration och kontroll i våra projekt”, säger Aino Vesanen.
Med Lingsom har Manaara fått bättre kontroll över hela processen, från inledande avtal, över löpande kommunikation med kunder, till projektleverans. Tjänsten samlar alla beställningar, förhandlingar och kommunikation på ett ställe, vilket ger en heltäckande översikt över varje projekts status och framsteg.
”Att hantera projekt via e-post är en mardröm. Vem sade vad, vad har vi kommit överens om, har något ändrats längs vägen och så vidare? Med Lingsom har jag full koll på varje steg i processen. Både jag och mina frilansare kan dessutom få ut relevanta rapporter och underlag när vi behöver det, till exempel för fakturering eller för referenshantering.”
Stora möjligheter till utveckling med automatisering
Något som ofta gör stor skillnad, inte minst för mindre bolag, är att kunna automatisera vardagsrutinerna och därmed få mer tid till skarpa kunduppdrag. I Lingsom finns omfattande automatiseringsmöjligheter inbyggda redan från början, bland annat kring att låta återkommande kunder på egen hand skapa beställningar i systemet. På Manaara har man bara börjat kika på möjligheterna.
”Eftersom vi håller på och lär oss systemet har vi ännu inte fullt automatiserat processerna. Vi tar fortfarande emot beställningar via e-post eller Whatsup och lägger in dem manuellt i systemet. Det finns alltså en hel del saker i tjänsten som kommer förenkla vardagsjobbet ännu mer framöver när vi är i gång med dem”, säger Aino Vesanen och forsätter:
”Men även om vi inte använder helt lösningen fullt ut idag så sparar Lingsom redan väldigt mycket tid och ger oss bättre koll på projekten. Det är väldigt tydligt att lösningen har skapats av människor som kan tolknings- och översättningsbranschen utan och innan. Lingsom gör helt enkelt administrationen av språkprojekt mycket, mycket enklare.”
Effektiv ekonomihantering med alla underlag på ett ställe
Förutom enklare administration av projekt har Lingsom även effektiviserat Manaaras ekonomihantering. Det har blivit betydligt enklare att skapa korrekta fakturor när alla överenskomna villkor och prissättningar lagras samlat i tjänsten. Det är också enkelt för frilansare att följa upp sin tid och att ta ut referenser för kommande uppdrag. Manaara får samtidigt en bra överblick över samtliga projekt och kan i högre grad än tidigare fatta datadrivna beslut kring verksamheten.
Med systemstöd ges även mindre språktjänstföretag möjligheter att ta sig an mer omfattande uppdrag och kunder, till exempel genom att delta i offentliga upphandlingar på ett enklare sätt. Det gör också att tillgängligheten till språktjänster inom mindre språkområden ökar för företag och myndigheter.
”Med tillgång till system som Lingsom får vi mindre bolag både större möjligheter och högre trovärdighet i upphandlingar. Det gör det helt enkelt lättare att konkurrera på marknaden utifrån samma förutsättningar oavsett storlek. Det är dessutom en stor fördel för den offentliga sektorn som får tillgång till bredare och större kompetens, inte minst inom mindre språkområden”, kommenterar Aino Vesanen.
Nära dialog med utvecklare skapar nya möjligheter
Manaara är specialiserade på arabiska och finska, och deras framgång bygger både på hög språkkompetens och en kulturell förståelse mellan språkområdena. Deras kulturella konsulttjänster sker idag till största delen i personliga möten, men Aino Vesanen ser att Lingsom kan få en viktig roll även här framöver. Manaaras nära samarbete med utvecklarna av Lingsom öppnar upp för nya tjänster i framtiden.
”Det är fantastiskt att kunna ha en sådan nära och personlig dialog med de som utvecklar tjänsten. Just nu är vi väldigt nöjda med de fördelar som systemet ger oss på tolknings- och översättningssidan, men vi pratar också en hel del framtid dem. Vi ser till exempel hur Lingsom skulle kunna möjliggöra både effektiv contentproduktion och att hantera våra kulturella konsulttjänster. Jag tror att Lingsom framöver verkligen kommer kunna stötta och utveckla alla affärsområden på Manaara”, säger Aino Vesanen
OM MANAARA
Manaara betyder fyr. Precis som en fyr lyser i alla väder vill Manaara också underlätta ömsesidig förståelse mellan olika grupper av människor i det finländska samhället med sin expertis. Manaara består av experter med gedigen erfarenhet inom översättningsområdet arabiska och finska, som har arbetat i olika befattningar med de finska myndigheterna och med arabisktalande kunder, och som väl känner särskilt väl till gränssnittet mellan dessa parter.
Mer info på: Manaara.fi